Back-Up Strategie spielerisch erlernen

Vielleicht benötigen Sie ja gar kein Back-Up? Machen wir doch schnell den Test: Können Sie mir die IBAN Ihrer Hauptverrechnungskonten nennen, oder die Termine für nächste Woche, oder haben Sie alle Ihre Steuerunterlagen parat, wenn das Finanzamt anruft? Nein? Dann ist der folgende Artikel genau das Richtige für Sie. Erfahren Sie, warum Back-Ups für mittelständische Unternehmen wichtig sind, welche Arten von Back-Ups wir unterscheiden, wie Sie ein Konzept zur Datensicherung erstellen und wie die Transferstelle Sie dabei unterstützen kann.

Wie Datensicherung Ihnen helfen kann Ihr Unternehmen zu schützen

Ein Datenverlust kann nicht nur den laufenden Betrieb gefährden, sondern auch langfristig das Vertrauen der Kunden und Partner untergraben. Gerade in Zeiten zunehmender Cyberangriffe und technischer Störungen ist ein durchdachtes Backup-Konzept unerlässlich. Es schützt vor unvorhersehbaren Ausfällen und ermöglicht eine schnelle Wiederherstellung von Daten, wodurch Ausfallzeiten minimiert werden. 

Aber nicht nur Cyberangriffe können zum Verlust von Daten führen. Erinnern Sie sich beispielsweiße an das Crowdstrike-Outage im Juli 2024? Hier hat letztlich ein simpler Update-Fehler der Betreiber-Gesellschaft zum Ausfall des gesamten Betriebssystems geführt. Der weltweite Versicherungsschaden wird mittlerweile auf mehrere Milliarden US-Dollar geschätzt. Aber auch weniger eindrucksvolle Fälle führen zu empfindlichen Datenverlusten: Was passiert denn wenn Ihr einziger Laptop verloren geht oder auf einmal den Dienst quittiert? Besser ist es im Voraus zu planen. 

Was bedeutet das für Ihren Betrieb?  

Stellen Sie sich zunächst die folgenden Fragen, je nachdem sollten Sie Ihren Fokus unterschiedlich legen. Denn nicht jedes Back-Up-Konzept passt zu jedem Unternehmen. 

1. Welche Daten müssen gesichert werden?

Es gibt Daten und es gibt Daten. Welche benötigen Sie absolut dringend jeden Tag, um Ihren Geschäftsbetreib aufrecht zu erhalten. Welche Verluste können Sie einige Tage kompensieren und welche Daten werden so gut wie gar nicht für den laufenden Betrieb verwendet? 

2. In welchen zeitlichen Abständen? 

Wie verändert sich Ihre Datenstruktur? Manche Datensätze, wie beispielsweise E-Mail-Verläufe oder Protokolle ändern sich fast täglich. Andere nur selten oder gar nicht. Je nachdem verändert sich die Notwendigkeit eines Back-Ups. 

3. Auf welchen Medien? 

Ein Backup in der Cloud ist grundsätzlich überall verfügbar und praktisch ewig abrufbar. Gleichzeitig können alle online abgespeicherten Daten gehackt werden und Sie benötigen eine Internetverbindung. Beziehen Sie diese Überlegungen mit ein.  

Drei Tipps für ein gelungenes Back-Up

1. Ernennen Sie eine verantwortliche Person

Der Schlüssel zur richtigen Back-Up-Strategie heißt Kontinuität. Diese erreichen Sie in der Regel am einfachsten, wenn klare Verantwortlichkeiten und Rechte bestehen. Sollten Sie eine interne IT-Abteilung haben, so liegt hier ganz klar die Hauptverantwortung. Die IT-Abteilung kann jedoch nicht wissen welche Daten aus kaufmännischer oder technischer Sicht besonders schützenswert sind. Ernennen Sie also eine verantwortliche Person für die genannten Bereiche. 

2. Beachten Sie die 3-2-1-Regel 

Eine effektive Datensicherungsstrategie sollte der 3-2-1-Regel folgen. Diese Regel besagt, dass Sie drei Kopien Ihrer Daten haben sollten, die auf mindestens zwei verschiedenen Speichermedien gesichert sind, wobei eine der Kopien an einem externen Standort aufbewahrt wird. Offsite-Backups können sowohl Cloud-Speicher als auch Bandsicherungen umfassen, die sich an einem anderen Ort als dem Hauptstandort befinden. 

Wenn sie richtig angewendet wird, erhöht die 3-2-1-Regel erhöht die Sicherheit Ihrer Backups erheblich. Beispielsweise könnte ein Ransomware-Angriff nicht nur Ihr primäres Rechenzentrum, sondern auch die dort gespeicherten Backups gefährden. Eine externe Bandsicherung, die zudem offline ist, bietet in einem solchen Fall jedoch doppelten Schutz. 

3. Testen Sie Ihre Back-Ups

Sie können sich nicht sicher sein, wie zuverlässig Ihre Datensicherungsstrategie ist, wenn Sie Ihre Backups nicht testen. Daher sollten regelmäßige Tests ein fester Bestandteil Ihrer Routine sein. Erstellen Sie am besten einen Plan, der Ihnen vorgibt in welchen Abständen Sie Ihre Back-Ups testen wollen. Einige Backups benötigen möglicherweise nicht so häufige Überprüfungen wie andere. Ein solcher Plan schafft außerdem Transparenz im gesamten Unternehmen, indem er sowohl Ihren Mitarbeitern als auch anderen Abteilungen klar macht, wann Tests durchgeführt werden. Wichtig ist, dass die Tests reibungslos ablaufen, ohne den normalen Betrieb zu stören oder Produktionssysteme zu beeinträchtigen. 

Unterstützung der Transferstelle

Für mittelständische Unternehmen bietet die Transferstelle zwei nützliche Lernnuggets an: In “Datensicherung im Unternehmen – Was gilt es zu beachten?”, klären wir wie Datensicherung definiert werden kann, warum Datensicherung für Ihr Unternehmen relevant ist, welche grundlegenden Backup-Methoden es gibt, welche Sicherungsmedien sich anbieten und welche Backup-Strategie eingesetzt werden kann. Um Ihr Wissen zu überprüfen, testen wir Ihr Wissen direkt im anschließenden Quiz. 

Anschließend bietet es sich an, auch unser zweites Lernnugget zu dem Thema zu bearbeiten. In “Datensicherung im Unternehmen – Erstellung eines Backup-Konzepts“ leiten wir Sie mithilfe von fünf praktischen Tipps zu persönlichen Backup-Strategie – von der Bestandsaufnahme bis zur Klärung der Verantwortlichkeiten haben wir an alles gedacht! 

Sie sehen, wir haben versucht Ihnen den Einstieg in das Thema Back-Up Konzepte so einfach wie möglich zu gestalten. Nun liegt es an Ihnen, nehmen Sie sich eine halbe Stunde Zeit, bearbeiten Sie unsere Lernnuggets und nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse für Ihr Unternehmen.  

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