Es ist eine unangenehme Situation: Unzufrieden mit einem Lieferanten (engl. Vendor) wegen steigender Preise und mangelnder Qualität, scheut man dennoch den Wechsel zur Konkurrenz. Zu groß ist die Angst, dass dieser Schritt noch teurer wäre und nur mit großem Aufwand zu erreichen sei. Man sitzt in der Vendor Lock-In Falle. Doch was genau ist der Vendor Lock-In und wie kommt er zustande? Warum trifft es gerade heute viele mittelständische Unternehmen besonders häufig? Welche Gefahren verbergen sich dahinter? Und vor allem, was kann man dagegen tun? Das erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Was ist ein Vendor Lock-In?
Eine kleine Arztpraxis nutzt ein Praxisverwaltungssystem (PVS), um die Stammdaten (Name, Alter usw.) ihrer Patient:innen, deren Diagnose- und Behandlungshistorie und weitere wichtige Daten zu verwalten. Die Ärztin und ihre Kolleg:innen sind ein eingespieltes Team, spielen sich über das PVS die Bälle zu: Nachbestellung von Handschuhen, weiterleiten von Patient:innen ins Labor zur Blutentnahme; alles eingespielt. Doch zuletzt werden Softwarefehler immer häufiger und spät (oder nie) mit einem Update behoben. Die Preise für das PVS steigen trotzdem, jeden Monat fallen Lizenzkosten an. Es gibt zwar Alternativen, aber: Kriegt die kleine Praxis alle Daten ins neue System? Wie lange muss die Praxis dafür geschlossen bleiben? Und wird die neue Software das eingespielte Team aus dem Tritt bringen, gerade in der Grippesaison, wenn die Praxis voll ist und die Mitarbeitenden krank? Die Ärztin fühlt sich gefangen; nicht zufrieden und doch ist ein Wechsel sehr unattraktiv – vielleicht sogar unwirtschaftlich?
Ein Vendor-Lock in entsteht, wenn ein:e Kund:in faktisch an einen Anbieter (engl. Vendor) gebunden ist und sich von diesem nur unter größter Kraftanstrengung trennen kann. Vendor Lock-Ins basieren auf einer Mischung aus technischen, organisatorischen, ökonomischen und teils auch rechtlichen Rahmenbedingungen. Mal sind es die Daten, die man nicht in neue Systeme überführen kann (technisch). Mal sind es Fähigkeiten und Prozesse, die auf ein bestimmtes Tool ausgerichtet sind (organisatorisch). Verstärkt wird die Situation oft durch rechtliche Effekte, zum Beispiel Abo-Modelle, bei denen man die Software nicht besitzt, nur zeitlich beschränkt nutzen darf (Nutzungslizenz), oft verbunden mit langen Laufzeiten. Hinzu kommen „Pakete“, die essentielle Software mit weniger nützlichen (aber natürlich kostenpflichtigen) Diensten koppeln. Schließlich kommen ökonomische Aspekte hinzu: Die Kosten, die mit einem Wechsel verbunden sind, können hoch sein. Denn zur eigentlichen Anschaffung und Migration kommen Trainingskosten und zumindest vorübergehende Produktivitätseinbußen hinzu.
Weil so viele Aspekte zum Vendor Lock-In beitragen, entsteht er meist langsam über eine längere Zeit. Auch in unserer Arztpraxis ist das so. Zunächst hat man natürlich alle Patientendaten eingepflegt. Danach bemerkten die Ärztin und ihr Team, dass sie für die neue Software, die ja manches in die Cloud auslagert, DSGVO konform versteht sich, gar nicht mehr so teure PCs bräuchten. Also wurden nach und nach günstigere Geräte in die Zimmer gestellt. Als ein neues EKG nötig wurde, war natürlich die Kompatibilität mit dem genutzten PVS wichtig; die Synergie ist perfekt. Kurzum, man hat sich eingelebt und angepasst. Die Kontakte zum alten IT-Systemhaus sind abgerissen.
Kein einzelner Schritt in einer solchen Kette ist für sich genommen unachtsam oder gar falsch – es sind alles durchaus sinnvolle Einzelentscheidungen. Dennoch wächst so mit der Zeit die Hürde, die Sie beim Wechsel zu Alternativen überwinden müssen.
Wie ein Vendor Lock-in entsteht
1. Technisch:
- Übertragung der Daten ins neue System: Dokumente, Statistiken, Inventare, Bilanzen, Kundendaten. Ist es möglich, diese Daten ins neue System umzuziehen?
- Funktionalität: Kann die Konkurrenz alle Funktionen des alten Systems abbilden?
- Integration verschiedener Systeme: Wechsel eines Produkts führt vermeintlich zu einem Dominoeffekt, durch den auch weitere Systeme teuer ausgetauscht werden müssen.
2. Organisatorisch:
- Prozesse: Die internen Prozesse einer Firma werden, oft unbewusst, auf die verfügbare Software hin angepasst.
- Know-How: Die Mitarbeitenden kennen die Software und wissen genau, wie sie damit ihre Aufgaben erledigen können. Ein Wechsel wäre mit Lernaufwand verbunden, der zum Alltagsgeschäft dazu kommt.
3. Rechtlich:
- Vertragslaufzeiten & Vertragsverlängerung
- Produktkopplung „Bundling“ mit anderen, essentiellen Diensten Dienstleistungskosten: Support für Wechsel kostet viel Geld
4. Ökonomisch:
- Hohe Wechselkosten
- Investitionen in individuelle Anpassungen
Die Gefahren: Kosten und Ausfälle
Diese hohe Abhängigkeit von einem Anbieter führt mit der Zeit zu vielen Problemen: Wenn das Produkt teurer oder schlechter wird, haben Sie im Vendor Lock-In wenig Handlungsspielraum. Die PVS Software-Lizenz im Abo-Modell muss in zwei Monaten verlängert werden und sie wird teurer. Unsere Praxis muss entweder akzeptieren, oder die Software kann nicht weiter genutzt werden (rechtlicher Faktor). Ein Wechsel ist teuer (ökonomischer Faktor), denn die Daten müssen exportiert, gespeichert und übertragen werden. Wird das EKG auch mit einem anderen PVS so reibungslos interagieren (technische Faktoren)? Zudem muss das Personal geschult werden. Für all das stehen zwei Monate Zeit zur Verfügung (organisatorischer Faktor). Daher ist in dieser Situation die unmittelbar günstigere Lösung, die Preiserhöhung zu akzeptieren.
Nicht die Praxis wählt den Zeitpunkt für diese strategische Entscheidung, sondern der PVS-Anbieter. Und die Praxis ist dabei unter Zugzwang. Der Vendor Lock-In schmälert die Handlungsoptionen und macht eine strategische Planung schwieriger. Langfristige Kosten und Optionen rücken bei Entscheidungen in den Hintergrund.
Dass dies kein theoretisches Problem ist, zeigt ein Blick in die Presse. So hat die Firma Broadcom den Virtualisierer VMWare erworben, auf den global unzählige Firmen angewiesen sind – und danach kräftig die Preise erhöht; ein Schritt, der sich für Broadcom trotz viel Unzufriedenheit offenbar gelohnt hat [1]. Auch Preiserhöhungen bei Office 365 scheinen die Mehrheit der Betroffenen zähneknirschend zur Kenntnis zu nehmen [2]. Dies sind nur zwei Beispiele aus der jüngeren Vergangenheit.
Eine weitere Gefahr besteht im Ausfall: Wenn Sie von einem Anbieter abhängig sind, können Sie ohne sein Produkt oder seine Dienstleistung in der Regel nicht dauerhaft arbeiten. Und ausfallen können Anbieter aus vielen Gründen. Betriebsschließungen sind nur ein Beispiel. Hinzu kommen Cyberangriffe oder sonstige Störungen. Es kann sogar zu geopolitischen Verwerfungen kommen, die plötzlich essentielle Zugänge (etwa aufgrund von Sanktionen oder Zöllen) kappen oder unwirtschaftlich machen.
Wege aus der Abhängigkeit und Vermeidung
Der Wichtigste erste Schritt ist, die firmeneigene IT-Landschaft als Zentrum der Firmenstrategie zu verstehen. Das fällt oft schwer. Die IT ist für viele verständlicherweise nur Mittel zum Zweck. Sie muss nur funktionieren, wie ist eigentlich egal. Daher ist es verlockend, sich eine vermeintlich einfache „All Inclusive“-Lösung zu beschaffen, in der Hoffnung keine Arbeit mehr damit zu haben. Doch gerade das führt direkt in die Abhängigkeit. Zur Vermeidung von Vendor-Lock in, empfiehlt es sich, im übertragenen Sinne, die Koffer stets gepackt zu haben. Und dazu müssen Sie wissen, was in den Koffer gehört.
Obwohl es keine Patentlösung gibt, weil die IT-Landschaften doch so unterschiedlich sind, gibt es ein paar typische Startpunkte: Daten-Backups nicht nur in der Cloud, sondern auch vor Ort speichern; dazu in einem Format, das kompatibel mit mindestens einem, besser zwei Alternativprodukten ist. Wer es sich leisten kann, sollte zweigleisig fahren und immer wieder ein Produkt der Konkurrenz evaluieren (als Pilotprojekt oder im Dauerzustand, was immer auch machbar ist). Bei Neuanschaffungen am besten auf hohe Kompatibilität achten.
Steht ein Wechsel an, hilft es auch, ihn als Marathon und nicht als kurzen Sprint zu planen. Viele kleine Schritte, etwas langsamer, dafür mit der nötigen Ausdauer. Eine vermeintlich bequemes und günstiges Produkt sollten Sie sehr kritisch hinterfragen: Kann man nicht mehr ohne weiteres wechseln, sind die günstigen Kosten vielleicht ein Lock-Angebot. Weitere Kosten durch versteckte Kosten oder Preissteigerungen sind ein reales Risiko. Es lohnt fast immer, noch ein paar Alternativprodukte zu evaluieren und zu erproben.
Bei jedem Produkt oder Anbieter, der allerdings essentiell für den Betrieb wird, sollten Sie fortlaufend nach Alternativen suchen. Fragen Sie sich: Was wäre, wenn ich mir das nicht mehr leisten kann oder will? Was ist mein Plan B? Das erfordert Recherche und ein paar Experimente. Diese helfen Ihnen aber wiederum dabei, die Angst vor dem Wechsel abzubauen.
Wege aus der Abhängigkeit
- Strategische Planungen fortlaufend durchführen, nicht erst bei Zugzwang
- Abhängigkeiten eindämmen; Alternativpläne vorbereiten und aktuell halten
- Psychologische Effekte als solche Erkennen: Aller Anfang ist schwer, aber wenn man inkrementell vorgeht, ist der Wechsel doch oft nicht so schlimm wie befürchtet
All diese Punkte helfen Ihnen auch beim Abbau eines bestehenden Lock-Ins. Wichtig ist, autonom und aus eigenem Antrieb stets einen kritischen Blick auf die eigenen Prozesse und Dienstleister zu haben.
„Vorbeugen ist besser als heilen“ – so sagt man oft.
Verfasst von Marcus Gelderie
Prof. Dr. Marcus Gelderie ist seit 2018 Professor an der Hochschule Aalen im Bereich Cybersicherheit. Seit Anfang 2024 hat er die Projektleitung des Forschungsprojets BAKSecure inne.
BAKSecure ist ein Förderprojekt der Initiative IT-Sicherheit in der Wirtschaft. Ziel ist die Erforschung, Entwicklung und Evaluierung von Lernspielen, die zielgruppengerecht und realitätsnah Kompetenzen und Fähigkeiten für die Thematik IT-Sicherheit vermitteln.
Quellenverweis:
[1] https://www.heise.de/news/VMware-Broadcom-verliert-weiteren-Grosskunden-wegen-hoher-Kosten-10186752.html
[2] https://www.heise.de/news/Microsoft-erhoeht-Preise-fuer-Microsoft-365-ab-Juli-2026-deutlich-11103864.html
